Definisi
Azman Che Omar(2013), mentakrifkan pengawasan dalam konteks organisasi sebagai satu proses dalam menentukan kerja atau aktiviti yang dilakukan atau terdapat di dalam organisasi supaya berjalan lancar mengikut perancangan yang sedia ada.
Tahap-Tahap Pengawasan
1. Pengawasan Kendiri
Pengawasan kendiri merujuk pengawasan pekerja itu sendiri. Pengawasan terhadap diri sendiri ini dapat dilakukan melalui pemahaman terhadap ajaran Islam yang menyeru kepada manusia untuk bertakwa dan merasai pemerhatian serta kekuasaan Allah SWT terhadap semua perbuatan manusian sama ada secara terang-terangan mahupun secara tersembunyi. Dalam hal ini, manusia digalakkan untuk menilai kelemahan yang ada dalam diri sendiri seterusnya memperbaiki kelemahan tersebut berdasarkan keyakinan terhadap ajaran Islam. Melalui keyakinan yang tersemai dalam jiwa inilah, seseorang itu akan terdorong untuk melakukan kerjanya dengan baik dan bersungguh-sungguh.
2. Pengawasan Dalaman
Pengawasan dalaman pula ialah melalui jabatan-jabatan dalam sesebuah organisasi yang bertanggungjawab membuat pemerhatian terhadap pekerja ataupun peranan seseorang ketua mengawasi para pekerjanya.
3. Pengawasan Luaran
Pengawasan
luaran ialah pengawasan yang dilakukan oleh negara terhadap sesebuah organisasi
bagi menjaga kesinambungan keluhuran pekerja dan organisasi dalam mencapai
matlamat masing-masing.
Antara
kepentingan pengawasan menurut Ahmad Ibrahim Abu Sin (2002) termasuklah
berikut:
- Memastikan perjalanan organisasi sejajar dengan matlamat yang ditetapkan.
- Mengetahui pelbagai masalah yang mungkin berlaku dalam pelaksanaan kegiatan organisasi.
- Membolehkan pembetulan dapat dilakukan jika berlaku masalah dalam organisasi.
- Menguatkuasakan undang-undang atau peraturan bagi mengemas kini perjalanan organisasi.
- Memastikan keutuhan organisasi, atas sebab proses kawalan melibatkan dalaman atau luaran.
- Mewujudkan amar makruf dan mengelakkan kemungkaran.
Proses Kawalan
1. Menetapkan Piawai
Piawai merupakan asas bagi pengurus untuk menilai atau mengukur hasil aktiviti atau prestasi seseorang pekerja. Piawai selalunya ditetapkan berasaskan objektif yang telah dipersetujui semasa membuat sesuatu rancangan. Bentuk-bentuk piawai yang selalu digunakan ialah kuantiti, kualiti, masa dan sebagainya.
2. Menilai Atau Mengukur Prestasi
3. Membandingkan pencapaian prestasi dengan piawai
Dalam langkah ini, prestasi atau hasil aktiviti akan dibandingkan dengan piawai yang telah ditetapkan. Sekiranya pencapaian prestasi lebih baik daripada piawai, maka kita boleh mengatakan bahawa seseorang pekerja itu telah berjaya melepasi sasaran yang telah ditetapkan.
4. Membuat tindakan pembetulan sekiranya berlaku kegagalan
Selepas perbandingan dibuat antara pencapaian prestasi dengan piawai dan didapati wujud penyimpangan daripada sasaran yang telah ditetapkan, maka pihak pengurusan perlu mengambil tindakan pembetulan atau pemulihan. Pihak pengurusan juga perlu membuat analisis faktor kegagalan dan meneruskan dengan tindakan pembetulan.
5. Menambah baik prestasi
Langkah seterusnya adalah dengan menambah baik prestasi melalui komitmen berterusan organisasi seperti pembangunan penyelidikan untuk menghasilkan keluaran yang lebih berkualiti dan juga meletakkan sasaran pencapaian yang lebih tinggi dan mencabar.
Jenis Kaedah Kawalan
1. Kawalan sebelum tindakan
2. Kawalan semasa pelaksanaan
3. Kawalan saringan
4. Kawalan selepas pelaksanaan